Управление системой документооборота в Администрации муниципального образования

Выпускная квалификационная работа.

Предмет: Документооборот.

Сделана в марте 2018 года.

Объектом работы является Администрация муниципального образования поселка Пурпе ( Ямало-Ненецкий округ).

Объектом исследования является документооборот в администрации муниципального образования поселка Пурпе.

Предмет исследования управление системой документооборота в администрации муниципального образования поселка Пурпе.

Цель исследования: проанализировать эффективность системы документооборота организации и разработать предложения по ее совершенствованию.

Цель конкретизируется в задачах:

1. Изучить сущность, содержание и основные элементы системы документооборота;

2. Определить основные требования к организации системы документооборота;

3. Изучить систему нормативно-правового обеспечения документооборота;

4. Дать характеристику деятельности Администрации поселка Пурпе;

5. Проанализировать организацию работы с документами в управленческой деятельности Администрации;

6. Дать оценку эффективности организации системы документооборота;

7. Разработать меры по совершенствованию управления системой документооборота.

Теоретико-методологическую основу исследования составляют работы Андреева В.В., Белоус Е.С., Бородина М.В., Глущенко П.В., Граб В.П., Ларина М.В., Кауфмана Н.Ю. и др.

Источниковую базу исследования составили общегосударственные нормативные документы, законодательные акты, а также методические материалы, регламентирующие процесс организации документооборота на предприятии. К ним относятся федеральные законы: «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», «О коммерческой тайне». Кодексы: Гражданский кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации. Кроме того, были изучены нормативные и методические материалы в области делопроизводства.

Эффективность организации документооборота изучалось по организационно-правовым актам и распорядительным документам Администрации муниципального образования: Положениям, Инструкциям по делопроизводству, Должностным инструкциям сотрудников; Правилам внутреннего распорядка.

При написании работы были использованы такие методы исследования как структурно-функциональный подход, анализ, синтез, метод моделирования, которые позволили определить степень эффективности управления системой документооборота в Администрации поселка Пурпе.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений

Работа была успешно сдана - заказчик претензий не имел.

Оригинальность работы по Antiplagiat.ru составила на 29.04.2020 г. 80%.

Введение 4

1 Теоретические аспекты организации системы управления документооборотом 6

1.1Система управления документооборотом: сущность, содержание, основные элементы 6

1.2 Современные требования к организации системы документооборота 12

1.3 Нормативно-правовое обеспечение управления системой документооборотом 17

2 Анализ организации системы документооборота в Администрации поселка Пурпе 24

2.1 Общая характеристика: организационная структура, функции и направления деятельности 24

2.2 Организация работы с документами в управленческой деятельности Администрации 27

2.3 Структура и специфика системы документооборота 33

Глава 3 Совершенствование системы документооборота Муниципального образования 40

3.1 Совершенствование документооборота распорядительной документации 40

3.2 Внедрение информационной поддержки документооборота 46

3.3 Организация службы документационного обеспечения 51

3.4 Расчет эффективности предложенных мероприятий 56

Заключение 59

Список использованных источников 62

Приложение 1 67

Приложение 2 68

Приложение 3 69

Приложение 4 70

Приложение 5 71

Приложение 6 72

1. Конституция РФ [Электронный ресурс]/Информационно-правовой

портал Гарант. Ру.- Электрон. текстовые данные.- Режим доступа: http://www.garant.ru/doc/constitution/, свободный.- Загл. с экрана.- (Дата обращения 11.12.2017)

2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями) [Электронный ресурс] / Электрон. данные / Система ГАРАНТ. – Режим доступа: http://base.garant.ru/12148555/#ixzz3s0LAA8eEhttp://base.gar, свободный.- Заглавие с экрана. – (дата обращения 16.12.2017).

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.bestpravo.ru/federalnoje/hj-akty/f9a.htm, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения 16.12.2017).

4. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) [Электронный

ресурс] / Электрон. Данные. – Режим доступа: http://base.garant.ru/10164072/, свободный. – (Дата обращения 12.12.2017).

5. Трудовой кодекс (ТК РФ) 2016 с комментариями [Электронный

ресурс] / Электрон. Данные/Правовой центр «Логос». – Режим доступа http://logos-pravo.ru/page.php?id=6086, свободный. – (Дата обращения 12.12.2017).

6. ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы

менеджмента записей. Требования»[Электронный ресурс].- URL: http://docs.cntd.ru/document/1200115484, свободный.- Загл. с экрана.- (дата обращения 15.12.2017)

7.ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения »[Электронный ресурс]//Консультант Плюс - URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения 15.12.2017).

8. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управлении документами. Метаданные для документов [Электронный ресурс].- URL: http://docs.cntd.ru/document/1200067603, свободный.- Загл. с экрана.- (дата обращения 15.12.2017)

9. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 - Система стандартов по информации

библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс].- URL: http://gostinform.ru/gosty/gost-r-iso-15489-1-2007.shtml, свободный.- Загл. с экрана.- (дата обращения 15.12.2017)

10. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии

и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: [Электронный ресурс] / Компания «Консультант Плюс». – URL: http://docs.cntd.ru/document/1200115484, свободный.- Загл. с экрана. - (дата обращения 15.12.2017)

11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rg.ru/2006/02/07/deloproizvodstvo-instrukcia-dok.html, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения 17.12..2017).

12. Андреев В.В. Адаптация автоматизированной системы

организационного управления учебным процессом на основе анализа управления документацией высшего учебного заведения/ В.В. Андреева// Педагогическое образование в России.- 2013.- №5.- С. 45

13.Белоус Е.С. Терминологическое наименование сферы работы с

документами: от делопроизводства к управлению документацией/ Е.С. Белоус//Вестн. волгогр. гос. ун-та. - сер. 2, - языкозн..- 2013. - № 2 .- С.67

14.Бородин М.В. К проблеме терминологии и принципов оборота

документов в электронном виде/ М.В. Бородин// Вестник Челябинского государственного университета.- 2015.- №13.- С.22

15. Глущенко П.В. Актуальные аспекты формирования и применения систем электронного документооборота в управлении / П.В. Глущенко // TERRA ECONOMICUS. – 2011. – № 2.- С. 34

16. Граб, В.П. Управление документацией предприятий в условиях функционирования систем менеджмента качества/ В..П. //Надежность и качество: труды международного симпозиума. в 2-х т. Под ред. Н.К. Юркова. -Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2013. - том 2, - с. 239

17. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления : учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, О.А. Мухаметшина. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 392 c.

18.Документация в информационном обществе: «облачные»

технологии и электронный документооборот : материалы XIX междунар. науч.-практ. конф., 24-25 окт. 2012 г. / Отв. ред. М. В. Ларин. - М.: У Никитских ворот, 2013. - 477 с

19. Документоведение: Учебник для студентов учреждений высшего образования / М.В. Ларин, Е.А. и др.; Под ред. д-ра ист. наук, проф. М.В. Ларина.- М.: Издательский центр «Академия», 2016. – 320 с

20. Документоведение и архивоведение: словарь-справочник для студентов, обучающихся по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления / О.Г. Усанова [и др.]. - Челябинск: Челябинский государственный институт культуры, 2015. - 116 c.

21. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. - Новосибирск: Новосибирский государственный аграрный университет, Золотой колос, 2014. - 106 c.

22. Документооборот в организации//Справочник секретаря и офис-менеджера .- 2016.- №3.- С. 56

23 . Жминько Н.С. Организация и ведение документооборота, его основные этапы/ Н.С. Жминько// Научный журнал КубГАУ.- 2015.- №110.- С. 35

24. . Информационные технологии в документационном обеспеченииуправления и архивном деле : учебник для вузов / Т.В. Кондрашова [и др.]. - М. : Логос, 2016. - 408 c

25. .Кауфман Н.Ю. Документирование управленческой деятельности : учебное пособие / Н.Ю. Кауфман. - Омск: Омский государственный институт сервиса, 2014. - 177 c.

26. Клюев С.Г. Новый формат представления документов в электронном виде/ С.Г. Клюев//Вестник Краснодарского университета МВД России.- 2014.- №4.- С. 56

27. Костыгова Л.А. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / Л.А. Костыгова. - М. : Издательский Дом МИСиС, 2012. - 85 c.

28. Кузнецова И.В. Документационное обеспечение управления : учебное пособие для ССУЗов / И.В. Кузнецова, Г.А. Хачатрян.- Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2016. - 109 c

29. Матвеева Г.В. Тенденции развития системы управленческой

документации / Г.В. Матвеева, С.В. Забаровская // Вестник ВГУ.- 2016.- №3.- С.54

30. Митина М.С. Международные стандарты в делопроизводстве российских предприятий/ М.С. Митина// Актуальные проблемы авиации и космонавтики.социально-экономические и гуманитарные науки.- 2013.- №2.- С. 56

31. Правовые и организационные основы государственного и муниципального управления: учебное пособие / Д.Ф. Аяцков [и др.]. -М. : Форум, 2012. - 448 c.

32. Соловьев И.В. Информационное управление и информационный менеджмент/ И.В. Соловьев// Перспективы Науки и Образования. - 2015. - №15.- С. 78

33. Стреха А.А. Разработка информационной системы анализа и оптимизации документооборота корпорации/ Стреха А.А.//Транспортное дело России.- 2014.- №6.- С. 67

34. Фионова Л.Р. Факторы, влияющие на структуру документооборота/ Л.Р. Фионова// Делопроизводство.- 2014.- №4.- С.7

35. Фионова Л.Р. Разработка алгоритма проведения документного аудита/ Л.Р. Фионова// Делопроизводство.- 2013.- №1.- С.22

36. Хафизова А.И. Нормативно-правовое регулирование управления документацией в образовательных учреждениях/ А.И. Хафизова// Международный научный журнал «Символ науки».- 2016.- №1.- С. 56

37. Храмцовская Н.В. Стандарты ИСО в области управления документацией// Информационный менеджмент- 2013.- №2.- С.12

38. Храмцовская Н.А. . Новые международные стандарты в области управления документацией// Информационный менеджмент- 2011.- №6.- С.45

39. .Храмцовская И.А. Проблемы управления документамив здравоохранении в условиях внедрения информационно-коммуникационных технологий/ И.А. Храмцовская// Врач и информационные технологии.- 2013.-№3

40. Юзаева А.Г. Системы электронного документооборота/ А.Г. Юзаева// Актуальные проблемы авиации и космонавтики.- 2014.- №4.- С. 78