Документооборот в управлении. Ответы на 53 вопроса (93 балла). МФПУ Синергия, МОИ.

Документооборот в управлении. Ответы на 53 вопроса (93 балла). МФПУ Синергия, Московский открытый институт (МОИ)

Ниже вы найдете все вопросы, которые будут в файле. Ответы в документе выделены зелёным цветом.

Удачи в учебе!

1. Под ... контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

· предупредительным

· финансовым

· текущим

· итоговым

2. Систематизированный перечень наименований документов, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке – это ...

· номенклатура дел

· архив

· опись

· дело

3. Символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом - это ... реквизиты документа.

· дополнительные

· постоянные

· переменные

· официальные

4. Символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления – это ... реквизиты документа.

· переменные

· официальные

· дополнительные

· постоянные

5. Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку – это ...

· совокупность юридических документов, помещенных в отдельную обложку

· архив

· дело

· номенклатура дел

· опись

6. Способность документа передавать информацию – это ... свойство документа

· эксплуатационное

· информативное

· правовое

· организационное

7. … – это технология оптического распознавания печатных символов

· OCR (Optical Character Recognition)

· ICR (Intelligent Character Recognition)

· OMR (Optical Mark Recognition)

8. Под электронной цифровой подписью понимается ...

· реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

· средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах

· реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного

· хранения и поиска документа

· традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения

9. Получение изображения документа включает в себя операции ...

· описание настройки системы и непосредственную подготовку документа

· сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование

· предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации

10. Процесс приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию – это ...

· стандартизация

· унификация

· классификация

· систематизация

11. Разработчиком системы «Евфрат Документооборот» является компания ...

· фирма «CognitiveTechnologies»

· ЗАО «Электронные офисные системы»

· АО «Ланит»

· НТЦ «Институт развития Москвы»

12. Разработчиком системы «Дело» является фирма ...

· фирма «Cognitive Technologies»

· АО «Ланит»

· ЗАО «Электронньге офисные системы»

· НТЦ «Институт развития Москвы»

13. Распознавание предполагает выполнение следующих операций ...

· описание настройки системы и непосредственную подготовку документа

· предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации

· сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование

14. Бланк документа – это

· лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа

· лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими переменную информацию об организации – авторе документа

· государственная бумага, обязательная для применения в организации

· лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную и переменную информацию об организации – авторе документа

15. В объеме документооборота следует учитывать

· все входящие и исходящие документы за определенный период времени все внутренние документы и все копии за определенный период времени

· все входящие и исходящие документы за определенный период времени

· все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии за определенный период времени

16. Главное правило организации документооборота – это ...

· стереотипные маршруты движения свойственные входящим документам с наименьшими затратами времени

· оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени

· стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работ с документами

17. Группы доступа необходимы ...

· для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом

· для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы

· в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие

18. Делегирование прав доступа необходимо ...

· для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы

· для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом

· в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие

19. Аутентификация – это

· предоставление доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает

· способность подтвердить личность пользователя

· механизм разграничения доступа к данным и функциям системы

· поиск и исследование математических методов преобразования информации

20. Бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов – это ....

· единый бланк

· бланк письма

· общий бланк

· бланк конкретного документа

21. Документооборот – это …

· процесс подписания и передачи документа в организации

· движение документов в организации от руководителя к исполнителям

· сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов

· технологический процесс архивного хранения документов

22. ... документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы

· Внутренний

· Входящий

· Организационный

· Исходящий

23. Документопоток – это ...

· движение данных в определенном направлении

· движение документов в разных направлениях, которое постоянно меняется

· организованное движение документов из организации в разных направлениях

· сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник

· сложившееся или организованное в пределах информационной системы

24. Существуют следующие формы регистрации документов …

· журнальная, карточная и электронная

· табличная и электронная

· ручная картотека и автоматизированная система

25. Технология массового ввода документов в информационную систему предполагает ...

· ксерокопирование

· ввод документов с клавиатуры

· поточное сканирование

26. Унифицированная система документации (УСД) – это …

· общероссийский классификатор управленческой документации

· система документов, направленная на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности

· правила по документационному обеспечению управления

· система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

27. Формированием дела называется …

· группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

· объединение документов, сопутствующих одинаковым бизнес – процессам в дело и систематизация документов внутри дела

· группирование исполненных документов в дело в соответствии с указаниями руководителя и систематизация документов внутри дела

28. Цель контроля состоит в …

· обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений

· создании базы данных о документах учреждения

· учете всех поступивших в организацию документов

· обеспечении надежного хранения и эффективного поиска документов

29. Шаблон – это ...

· документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах н многое другое

· заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации

· формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом

30. Электронный документ – это ...

· документ, отличающийся нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов

· документ, записанный на гибком магнитном диске

· документ, в котором часть информации представлена в зашифрованном виде

· документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

31. Документ имеет две сущности ...

· информационную и материальную

· информационную и коммуникационную

· информационную и правовую

· общую и специальную

32. Документопотоки по направлению делятся на ... потоки

· входящие и уходящие

· диагональные

· горизонтальные и вертикальные

· параллельные и пересекающиеся

33. На базе продукта LotusNotes фирмы LotusDevelopmentCorporation разработана система

· «OfficeMedia»

· «Effect Office»

· «Босс-Референт»

· «Optima Workflows»

34. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество ...

· копий, а в знаменателе – количество всех документов организации

· подлинников, а в знаменателе – количество всех документов организации

· подлинников, а в знаменателе – количество копий

· копий, а в знаменателе – количество подлинников

35. Объем документооборота выражается ...

· общим количеством документов, созданных в организации за определенный период времени

· общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени

· общим количеством документов, поступивших в организацию за определенный период времени

36. Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается …

· поле документа

· реквизит документа

· слово

· предложение

37. Основными видами срокового контроля являются ...

· контроль по существу решения вопроса

· ручной и автоматизированный контроль

· текущий, предупредительный и итоговый

· еженедельный, ежемесячный и ежеквартальный

38. Официальный документ – это ...

· любой бумажный документ

· любая информация, внесенная в базу данных

· информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам

· информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения

39. Подготовка документа к сканированию включает в себя операции ...

· предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации

· сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование

· описание настройки системы и непосредственную подготовку документа

40. Под ... контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

· Текущим

· финансовым

· предупредительным

· итоговым

41. Под ... контролем понимают аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях.

· предупредительным

· итоговым

· текущим

· финансовым

42. Регистрация – это ...

· учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам

· запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

· прием и первичная обработка документов

· снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму

43. Регистрации подлежат

· только входящие и исходящие документы

· документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения

· все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения

· только письма и обращения граждан

44. Реквизит документа – это ...

· значок: проставленный на документе для его распознавания

· обязательный элемент официального документа

· обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу

· логотип на официальном документе

45. Реквизит, отражающий основное содержание документ – это ...

· текст

· подпись

· регистрационный номер

· приложение

46. Реквизиты характерные только для бланка письма – это ...

· наименование организации (структурного подразделения)

· трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа»

· справочные данные об организации

· эмблема организации

47. Символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом – это ... реквизиты документа.

· постоянные

· официальные

· переменные

· дополнительные

48. Системы класса «docflow» - это системы ...

· автоматизации деловых процессов

· интегрированные системы управления документооборотом

· автоматизации управления документооборотом

· коллективной работы

49. Системы класса groupware– это системы ...

· автоматизации управления документооборотом

· коллективной работы

· автоматизации деловых процессов

· интегрированные системы управления документооборотом

50. Системы класса «workflow» – это системы …

· системы коллективной работы

· интегрированные системы управления документооборотом

· системы автоматизации деловых процессов

· автоматизации управления документооборотом

51. Система DocsVision состоит из следующих модулей ...

· Делопроизводство и Управление процессами

· Служебная корреспонденция. Решения н распоряжения. Письма граждан

· Делопроизводство. Решения и распоряжения. Письма граждан

· Управление процессами и Служебная корреспонденция

52. ... – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки.

· ICR (Intelligent Character Recognition)

· OCR (Optical Character Recognition)

· OMR (Optical Mark Recognition)

53. ... – это технология распознавания отметок.

· ICR (Intelligent Character Recognition)

· OCR (Optical Character Recognition)

· OMR (Optical Mark Recognition)