Обеспечение сохранности документов (ДОУА, 1 часть)

Практическое занятие 3

Практическое занятие № 3 (2 часа).

Тема: Обеспечение сохранности документов в архиве.

Цель занятия: закрепление знаний, приобретение умений и практических навыков в сфере проверки наличия и состояния документов архива и формирования и систематизации архивных фондов.

Задание 1. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Классификация видов угроз, которым может подвергаться архив.

Изучите статью: Егоров С.Е. Современные угрозы архивным документам. // Отечественные архивы. 2009. № 6. С. 19-28 (файл со статьей прилагается или по ссылке https://polit.ru/article/2010/01/22/egorov/ ) (скопируйте ссылку и вставьте в поисковую или командную строку браузера)

Перечислите основные виды угроз, которым может подвергаться архив. Опишите кратко меры по противодействию данным угрозам. Оформите ответ в таблице.

Вид угрозы

Меры по противодействию угрозе

Задание 2. (максимальное количество баллов – 3 балла).

Разработка алгоритма действий по предотвращению угрозы хищения документов из архива.

Разработайте алгоритм действий по предотвращению угрозы хищения документов из архива на всех стадиях работы с ними. Оформите алгоритм в виде схемы или памятки.

Задание 3. (максимальное количество баллов – 3 балла).

Составление инструкции по обеспечению сохранности архивных документов при угрозе террористического акта.

Составьте инструкцию по обеспечению сохранности архивных документов при угрозе террористического акта.

Задание 4. (максимальное количество баллов – 3 балла).

Определение нормативных режимов режима хранения документов в архиве.

Определите нормативные режимы хранения документов в архиве. Чем обеспечиваются оптимальные условия хранения документов? Письменно ответьте на поставленный вопрос.

Задание 5. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Выполнение кейс-задания о подготовке к списанию архивных документов, по которым истек срок хранения.

Выполните кейс-задание. Вас приняли на работу архивистом в ООО "ХХХ" и поручили подготовить к списанию архивные документы, по которым истек срок хранения. Составьте пошаговый алгоритм своих действий с учетом использования типового перечня (указать какого).

Задание 6. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Установление сроков хранения документов по Перечню.

Заполните таблицу примерами документов с указанными сроками хранения (по 2-3 примера на каждый пункт) с указанием соответствующей статьи типового перечня.

Для выполнения задания используйте Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» URL: https://docs.cntd.ru/document/564112333 (скопируйте ссылку и вставьте в поисковую или командную строку браузера)

Сроки

Виды документов, статья типового перечня

Постоянно

Например: Документы (договоры, акты, сведения) о реорганизации организации (ст. 26)

75 лет

50 лет

10 лет

5 лет

3 года

1 год

До минования надобности

До замены новыми

Задание 7. (максимальное количество баллов – 4 балла).

Разработка должностной инструкции.

Разработайте должностную инструкцию заведующего архивом, раздел «Ответственность».