Документационное обеспечение управления. Итоговый тест + тесты по темам. Темы 1-3. 100 вопросов с ответами. На отлично(100 баллов). Синергия, МОИ, МТИ, МОСАП.

Введение в курс

Тема 1. Современные документы и технология работы с документами

Тема 2. Принципы организации документооборота на предприятии

Тема 3. Автоматизация процессов документооборота

Итоговая аттестация

100 вопросов с ответами, на отлично (100 баллов).

1. Существует два типа реквизитов, такие как …

2. Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями:

3. Регистрация документов преследует такие цели, как …

4. …– это элемент оформления документа

5. Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками:

6. … документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

7. Основное правило подсчета документов при определении объема документооборота – это …

8. Установите соответствие между свойствами документа и их характеристиками:

9. При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.

10. Регистрация – это …

11. Установите соответствие между различными признаками классификации документов:

12. Установите соответствие между типами документов и основными процедурами их обработки:

13. При согласовании по регламенту последовательность операций для согласования внутренних документов …

14. Установите последовательность обработки внутренних документов:

15. Установите последовательность этапов заполнения регистрационной карточки при работе с входящими документами:

16. Последовательность определенных операций (работ), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи в рамках деятельности организации, – это …

17. В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности.

18. Установите соответствие между входящими потоками документов и их составом:

19. По отношению к управленческому объекту выделяют такие документопотоки, как …

20. Установите соответствие между качественными характеристиками документооборота и их содержанием:

21. Установите последовательность операций при подписании документа электронной подписью при использовании смарт-карты:

22. Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.

23. Расставьте в правильной последовательности операции по распознаванию документа:

24. Установите соответствие между названиями систем электронного документооборота и их производителями:

25. Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа

26. … – это средство для выработки электронной подписи

27. Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи: секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. Посоветуйте руководителю, на что обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей.

28. В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при этом время на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом реквизитов, правильностью их оформления. Предложите, как ускорить этот процесс.

29. Криптография предполагает наличие трех компонент, в частности …

30. … – это средство для определения автора электронной подписи и достоверности электронного документа

31. Расставьте в правильной последовательности мероприятия по защите ключей цифровой подписи от несанкционированного использования:

32. … – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

33. Документооборот – это …

34. Установите соответствие между видами срокового контроля и их определениями:

35. В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов?

36. Установите соответствие между форматом потребительских бумаги размерами страницы:

37. Реквизит документа – это …

38. Система документации определяется как …

39. Существует два варианта расположения реквизитов на бланках организации, в частности, …

40. В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж велел систематизировать документы по содержанию, выделив две группы –первичные и вторичные. Что у сотрудника получилось в результате и как он должен аргументировать свои действия начальнику?

41. Объем документооборота выражается общим количеством документов, … за определенный период времени

42. Установите последовательность обработки исходящих документов:

43. … – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник

44. Соотнесите виды электронной подписи с процессом их формирования:

45. Аутентификация – это …

46. При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …

47. В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Поясните сотрудникам отдела, как проводится предупредительный и текущий контроль.

48. Регистрация документа – это …

49. Определите последовательность работ, производимых с входящими документами:

50. Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или запустить на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получения средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните почему.

51. Механизм разграничения доступа к данным и функциям системы – это …

52. Бланки документов могут изготавливаться на стандартных листах бумаги формата …

53. Каждый документ можно разделить на три основные части, такие как …

54. В объеме документооборота следует учитывать …

55. Длина ключа электронной подписи (по ГОСТу) равна …

56. В качестве количественной характеристики документооборота выступает … документооборота

57. Под электронной подписью понимается …

58. Период использования секретного ключа для подписания электронных документов определяется … ключа

59. К основным видам срокового контроля относят … контроль

60. Установите соответствие понятий с их определений:

61. Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма:

62. Официальный документ должен содержать обязательные реквизиты, такие как …

63. Расставьте в правильной последовательности операции процесса подписания документа электронной подписью:

64. Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR, ICR и OMR. OCR – это технология оптического распознавания печатных символов. ICR – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR – это технология распознавания отметок. Организации используют данные технологии при приеме документов. Поясните, какую технологию использует государственная организация при приеме заявлений на получение паспорта.

65. Получение изображения документа включает в себя такие операции, как …

66. Общий бланк – это …

67. К общим функциям документов относят …

68. Официальный документ – это …

69. … – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления

70. Установите соответствие между сотрудниками и их обязанностями по отношению к документам:

71. В числе субъектов, обеспечивающих работу всей организации с документами на всех этапах документооборота, – …

72. На несъемных носителях информации ключи должны храниться в … виде

73. Маршрут документа должен охватывать все инстанции на пути движения документа, начиная от …

74. Нормативные и методические акты относятся к документам … организаций

75. Вертикальный документопоток подразделяется на такие потоки, как …

76. Распознавание предполагает выполнение таких операций, как …

77. Входящий документопоток любой организации составляют документы …

78. Установите соответствие между названиями технологий распознавания текста и их назначением:

79. Шаблон – это …

80. Установите соответствие между операциями и действиями, производимыми в рамках этих операций

81. … документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа

82. Расставьте в правильной последовательности этапы создания и обработки формы электронного документа:

83. Расставьте в правильной последовательности этапы защиты ключей цифровой подписи от несанкционированного использования в порядке их проведения:

84. Установите соответствие между документопотоками, которые выделяют по отношению к управленческому объекту, и составом документов:

85. Входящие документы образуют три направления движения, в частности …

86. Документооборот любой организации подразделяется на входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Каждый документ организации относится к определенному документопотоку и имеет свой маршрут движения, состоящий из определенных этапов. Документы создаются, согласуются, утверждаются, исполняются, хранятся и т.д. Последовательность работы с документом, т.е. кто, когда и какие операции производил с документом, прописывают в регистрационной карточке. Можно ли по этой информации определить, принадлежит ли документ к исходящему потоку?

87. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным характеристикам документооборота относятся характеристики документопотоков. Основные документопотоки в организации – входящий, исходящий и внутренний. Для эффективной организации документопотоков разрабатываются инструкции, описывающие их характеристики. Какие, по вашему мнению, характеристики должны входить в это описание?

88. Система Docsvision включает такие модули, как …

89. Постоянные реквизиты – это …

90. Цель контроля состоит в …

91. Определите последовательность этапов первичной обработки документов:

92. Определите последовательность расположения элементов реквизита Справочные данные:

93. … – это способность подтвердить личность пользователя

94. Главное правило организации документооборота – это …

95. Установите последовательность обработки входящих документов:

96. Электронная подпись (ЭП) – это …

97. Установите, в какой последовательности осуществляется сроковый контроль за исполнением документов:

98. Компания, работающая в сфере продаж, имеет много партнеров. Деловая деятельность сопровождается большим количеством исходящих документов, в числе которых – много видов писем. Для ускорения работы по созданию исходящих писем было решено создать бланк письма. В компании уже имеется общий бланк, который можно использовать для этой цели. Какие дополнительные реквизиты нужно добавить на бланк, для чего они нужны и где они должны быть расположены?

99. Объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов. Существует общепринятая методика подсчета объема документооборота. В организацию в течение месяца поступило 8 приказов от вышестоящей организации, 11 информационных писем, 5 отчетов от нижестоящей организации. Исполнение приказов сопровождалось изготовлением 15 документов, 7 из которых (копии) были направлены в 3 подведомственные организации, 4 подразделения сдали директору отчеты о работе за месяц. Подсчитайте объем документооборота организации за месяц. Представьте результат подсчета в правильном виде.

100. Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на регистрацию, просмотр, изменение, удаление, полные права. Определите, какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя.